La asignación de los números de referencia que se asentarán en los subcampos 100z y 120z para la correlación entre autor e institución se realizará de acuerdo con los siguientes criterios:

1. Se incluirán todos los autores y sus instituciones de adscripción.

2. El orden en que se registrarán los autores y sus respectivas instituciones deberá ser el mismo que aparezca en el documento analizado.

3. Una institución es repetible si la dependencia es diferente. También será repetible si la ciudad y estado son diferentes.

4. La enumeración del subcampo 120z se realizará con números consecutivos de  acuerdo con el número de instituciones diferentes, considerando el criterio descrito en el punto anterior.

5. La enumeración del subcampo 120z (adscripción del autor) deberá corresponder con el subcampo 100z (del campo de autor) para indicar la pertenencia a cada institución.

En caso de que un autor no cuente con institución de adscripción, este subcampo quedará vacío, por lo que el analista deberá borrar del registro los signos precargados ( ).

Para que una institución de adscripción pueda ser indizada, debemos conocer por lo menos tres datos: el nombre de la institución, la ciudad y el país en que se localiza.

La adscripción institucional de un autor puede ser registrada hasta dos niveles diferentes, a saber:

• Institución (120u): representa el nivel jerárquico más alto. Como ejemplo podemos citar: una universidad, un ministerio o secretaría de estado, una empresa o un organismo internacional.
• Dependencia (120v): representa un nivel subordinado, por ejemplo, una facultad dentro de una universidad, una dirección general dentro de una secretaría de estado o la división inmediata inferior de una empresa u organismo internacional. A menudo, las adscripciones no proporcionan todos los niveles en que está organizada una institución por lo que el analista puede ingresar los dos primeros que aparezcan, por ejemplo:
  

  120u Universidad de Granada,
  120v Laboratorio de Antropología,

Hasta 1997 existía un tercer subcampo en el que podía codificarse un tercer nivel jerárquico correspondiente a las unidades subordinadas de una Dependencia.

La información se complementa con:

• Nombre de la ciudad
• Nombre de la división político-administrativa en que se ubica la ciudad
• Nombre del país

Podrá omitirse la división político-administrativa cuando ésta no se encuentre en la lista de encabezamientos de ciudad-estado consultable en línea, o no se logre obtener el dato en otras fuentes de información confiables. Deberá omitirse cuando la ciudad y la división política tengan el mismo nombre.

Cuando una sigla o abreviatura forme parte oficial del nombre, ésta se respetará.

Se recomienda a todos los analistas que siempre consulten, y tomen los datos, de la lista de encabezamientos disponible en línea, especialmente en el caso de nombres muy largos y que son asentados en las revistas siempre de forma variable. Sólo de esta manera se logrará la consistencia y calidad de esta información.

Reglas de identificación:

1. La información de las instituciones de adscripción y sus dependencias, se identificará en los propios documentos. Esta información puede ser encontrada tanto al principio como al final del documento, así como en las “Listas de colaboradores” que aparecen entre las primeras o entre las últimas páginas de un fascículo.
   
   
2. Se ingresará una sola institución de adscripción por autor. Frecuentemente un mismo autor aparece relacionado con más de una adscripción, por lo que se deberá codificar considerando lo siguiente:
   

2.1 La institución en que se generó el trabajo publicado

2.2 La que aparezca en primer término

3. Se indizarán las instituciones de todos los autores que aparezcan en el documento (una por autor), no importa el país en el cual se ubiquen. Sin embargo, para incluirlas deberán ser diferentes, a nivel de institución y/o dependencia.
   
   
4. Cuando se trate de la reproducción parcial o total de una tesis y se indique tanto la institución donde se obtuvo el grado como la institución de adscripción, esta última es la que se deberá ingresar.
   
   
5. Las instituciones en que profesores o investigadores eméritos o visitantes, becarios y alumnos realizan sus escritos, deben ser consideradas instituciones de adscripción y por lo tanto, se ingresarán.
   
   
6. No se considerarán instituciones de adscripción a las instituciones que patrocinaron la investigación que dio lugar al documento o las instituciones en donde el autor obtuvo sus grados académicos, ya que este tipo de información con frecuencia acompaña a los datos del autor a manera de un breve resumen curricular. Tampoco se ingresarán direcciones personales o cargos como asesores o consultores independientes.
   
   
7. No se registra la institución, cuando el autor es un Jefe de Estado y firma como tal.
   

Reglas de indización:

1. Se aplicarán las reglas generales referidas al uso de mayúsculas, minúsculas y signos ortográficos descritos al inicio del presente Manual.


2. Los nombres de todas las instituciones y sus dependencias se registrarán completos, no se utilizarán siglas y abreviaturas, a excepción de los casos en que éstas formen parte oficial del nombre. Cuando se desconozca el nombre desarrollado de una institución, deberá consultarse la lista de encabezamientos correspondiente, o tratar de localizarla en fuentes de información confiables.

Universidade Estadual Paulista “Julio de Mesquita Filho”	no:	UNESP
Universidad EAFIT	no:	EAFIT
Facultad de Filosofía y Letras	no:	FFyL

3. Los nombres de las instituciones y sus dependencias respetarán las siguientes normas respecto del idioma:

3.1 Los nombres de instituciones localizadas en un país de habla castellana, serán indizados en español.

Policlínico Docente de Camagüey

3.2 Los nombres de instituciones localizadas en países de habla portuguesa, serán indizados en portugués, sin diacríticos.

Universidade de Sao Paulo

Secretaria Nacional de Producao Agropecuaria

3.3 Los nombres de instituciones localizadas en países de habla francesa, serán indizados en francés y los de habla italiana en italiano, sin los diacríticos de dichos idiomas.

Universite Claude Bernard Lyon 1

Universita degli Studi di Milano

3.4 Los nombres de instituciones localizadas en países de habla inglesa o cualquier otro idioma diferente a los cuatro arriba mencionados, serán indizados en inglés.

Byurakan Astrophysical Observatory

Indian Institute of Tropical Meteorology

Technical University of Budapest

United Nations

Con frecuencia los nombres de las instituciones aludidas en el punto 3.4 aparecen en los documentos traducidos al español o al portugués y en ocasiones en su idioma original (húngaro, checo, alemán, etc.). En todos estos casos, si hay duda sobre la forma normalizada de asentar un nombre en inglés se recomienda consultar el sitio web oficial de la institución u organismo, ya que las traducciones oficiales al inglés suelen aparecer en dichos sitios. Si persiste la duda, el nombre podrá ser ingresado tal como aparezca, pero el analista deberá anotar en una lista el nombre no normalizado de la institución que ingresó y entregarla a la Jefatura del Departamento para posterior normalización.

4. Los nombres de las ciudades y divisiones político-administrativas deberán escribirse en español, excepto aquellas que no tienen una traducción oficial o que la costumbre recomienda no traducir. Tal es el caso de los nombres de ciudades y estados de Brasil:

Rio Grande do Sul

Rio de Janeiro

En éste y otros casos similares, deberán tomarse en cuenta las indicaciones para diacríticos (página 14).

Cuando existan dudas sobre la traducción al español de un nombre geográfico puede consultar la Wikipedia (es.wikipedia.org) en la cual se ha hecho un trabajo de normalización importante en materia de nombres geográficos en diferentes idiomas. Como complemento, puede consultar el Diccionario Geográfico Universal de Guido Gómez da Silva, editado en 1997 y cuya ficha completa aparece en la bibliografía de este manual (página 106).

Si la duda persiste, los nombres podrán ser escritos tal como aparezcan en el documento original, pero el analista deberá anotar dicho nombre en una lista y entregarla a la Jefatura del Departamento para fines de normalización.

5.El nombre del país se asentará en idioma español, conservando las preposiciones, conjunciones, artículos y demás signos ortográficos que formen parte de él.

Los nombres de países deben ser consultados en el anexo 6 de este Manual (página 85), el cual contiene una lista normalizada de nombres geográficos para su uso en las bases de datos Clase y Periódica.